Privacyverklaring helder over privacy

Privacyverklaring Spreek met Freek

Laatst bijgewerkt: augustus 2026

1. Zorgvuldig omgaan met jouw gegevens

Als psycholoog en coach krijg ik persoonlijke informatie van je. Dat begint soms met niet meer dan je naam, telefoonnummer of e-mailadres. Zodra we inhoudelijk met jouw levensvraag aan de slag gaan, kan het ook gaan over gezondheid, relaties, gezin, verlies, seksualiteit, emoties en andere omstandigheden die nauw met jouw leven verbonden zijn. Een deel daarvan valt volgens de privacywetgeving onder bijzondere persoonsgegevens en krijgt daarom extra bescherming.

Ik behandel jouw persoonlijke informatie zorgvuldig en vertrouwelijk vanaf het moment dat je contact met mij opneemt of een online formulier invult. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens ik verwerk, waarvoor ik ze gebruik, hoe lang ik ze bewaar, wie er toegang toe krijgt, hoe ik ze bescherm en welke rechten jij hebt. Freek Offeringa, handelend onder de naam Spreek met Freek, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de praktijk.

2. Welke gegevens ik verwerk

Wanneer je contact met mij opneemt, verwerk ik de gegevens die nodig zijn om je aanvraag te beantwoorden en een kennismaking of afspraak mogelijk te maken. Daaronder vallen bijvoorbeeld je naam, e-mailadres, telefoonnummer, voorkeursdatum en de informatie die je zelf bij je aanvraag vermeldt. Zodra onze gesprekken inhoudelijk verdergaan, verwerk ik ook gegevens die voor jouw levensvraag en onze gesprekken van betekenis zijn.

Dat kan gaan over je persoonlijke geschiedenis, gezondheid, relaties, gezin, gedrag, emoties, klachten, seksualiteit, draagkracht, verwachtingen en omstandigheden. Ook correspondentie, afspraken, professionele aantekeningen, analyses en door jou aangeleverde teksten, antwoorden of reflecties kunnen worden bewaard. Voor facturering en administratie gebruik ik uitsluitend de gegevens die daarvoor nodig zijn en waarmee ik aan wettelijke verplichtingen voldoe.

3. Waarom en op welke grond ik gegevens verwerk

Ik verwerk persoonsgegevens alleen voor een duidelijk doel en wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Bij een eerste contact gebruik ik gegevens om op jouw verzoek een kennismaking of andere afspraak mogelijk te maken. Wanneer we daarna inhoudelijk verdergaan, zijn bepaalde gegevens nodig om onze overeenkomst uit te voeren. Voor administratie en facturering gelden daarnaast wettelijke verplichtingen en voor noodzakelijke technische beveiliging kan een gerechtvaardigd belang gelden.

Gegevens over gezondheid, seksualiteit en andere bijzondere persoonsgegevens krijgen onder de AVG extra bescherming. Ik verwerk deze alleen wanneer daarvoor naast een gewone grondslag ook een wettelijke uitzondering bestaat. Is uitdrukkelijke toestemming nodig, dan vraag ik die afzonderlijk en duidelijk. Jouw persoonlijke informatie wordt niet gebruikt voor reclame of commerciële profilering. Ik verkoop geen persoonsgegevens en geef cliëntinformatie niet aan anderen om daar commercieel voordeel uit te halen.

4. Digitale gespreksformulieren en inhoudelijke voorbereiding

De digitale gespreksformulieren van Spreek met Freek heb ik vanuit mijn eigen praktijk ontwikkeld en in ruim 15 jaar steeds verder verfijnd. Het zijn geen administratieve vragenlijsten, maar inhoudelijke gespreksinstrumenten die jouw reflectie, mijn analyse en onze gesprekken met elkaar verbinden. Wanneer je een digitaal formulier invult, sta je in je eigen tempo stil bij wat je bezighoudt, wat terugkomt, welke omstandigheden meespelen en wat je verder wilt onderzoeken.

Ik lees en analyseer jouw antwoorden vóór onze afspraak en gebruik ze voor mijn inhoudelijke voorbereiding. Daardoor begint een gesprek niet telkens opnieuw bij het verzamelen van losse informatie, maar sluiten we aan bij wat op dat moment werkelijk aandacht vraagt. Het kennismakingsformulier vormt de eerste stap. Besluiten we samen verder te gaan en vraagt jouw levensvraag meer verdieping en structuur, dan volgt een uitgebreidere intake en kunnen andere formulieren, reflecties of coachmodules worden ingezet.

5. Jouw informatie blijft het uitgangspunt

De inhoud die jij zelf aanlevert blijft leidend. Ik voeg geen gebeurtenissen, bedoelingen, oorzaken of verklaringen toe die jij niet zelf hebt beschreven of die niet tijdens onze gesprekken naar voren zijn gekomen. Mijn professionele duiding ontstaat uit jouw informatie, onze gesprekken en mijn psychologische kennis en ervaring. Nieuwe informatie kan een eerdere analyse verdiepen, aanvullen of bijstellen en wordt meegenomen in het verdere onderzoek van jouw levensvraag.

Je bepaalt zelf welke informatie je verstrekt, behalve wanneer bepaalde gegevens noodzakelijk zijn om een gevraagde dienst zorgvuldig of volgens de wet uit te voeren. Als informatie noodzakelijk is, geef ik dat zo duidelijk mogelijk aan. Ontbrekende of onjuiste informatie kan invloed hebben op mijn voorbereiding en op wat we inhoudelijk kunnen onderzoeken. De formulieren zijn daarom geen doel op zichzelf, maar een manier om jouw eigen observaties en mijn professionele voorbereiding met elkaar te verbinden.

6. Vertrouwelijkheid en toegang tot cliëntgegevens

Binnen Spreek met Freek heb ik zelf inhoudelijk toegang tot cliëntgegevens, digitale formulieren, analyses en professionele aantekeningen. Een werkgever, familielid, partner of andere opdrachtgever krijgt niet automatisch toegang tot deze informatie. Ook wanneer een organisatie gesprekken betaalt, ontstaat daarmee geen recht op inzage in persoonlijke gesprekken of cliëntgegevens. Eventuele terugkoppeling spreken we vooraf duidelijk af en blijft beperkt tot wat daarvoor rechtmatig en noodzakelijk is.

Wanneer een professionele waarnemer tijdelijk taken moet overnemen, krijgt deze uitsluitend toegang tot informatie die daarvoor noodzakelijk is. Ook voor een waarnemer gelden vertrouwelijkheid en de toepasselijke privacy- en beroepsregels. Persoonlijke informatie wordt niet ruimer gedeeld dan nodig is en toegang blijft beperkt tot degenen die vanuit hun taak of wettelijke positie daadwerkelijk toegang moeten hebben tot de betreffende gegevens.

7. Externe dienstverleners

Voor technische en administratieve voorzieningen maak ik gebruik van externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor hosting, e-mail, online formulieren, planning, videobellen, beveiliging en administratie. Afhankelijk van hun rol verwerken zij persoonsgegevens in mijn opdracht of zijn zij voor een deel van hun dienstverlening zelfstandig verantwoordelijk. Zij krijgen niet meer persoonsgegevens dan voor hun functie noodzakelijk is en waar de AVG dat vereist maak ik passende afspraken over verwerking en beveiliging.

Worden persoonsgegevens via een dienstverlener buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt of zijn ze daar toegankelijk, dan gebeurt dat alleen wanneer daarvoor volgens de AVG een geldige grond bestaat en passende waarborgen zijn getroffen. Informatie over de diensten die ik binnen mijn praktijk gebruik en de manier waarop zij persoonsgegevens verwerken, kan ik op verzoek nader toelichten. Ook bij externe systemen blijft het uitgangspunt dat persoonlijke gegevens niet ruimer toegankelijk worden dan voor hun functie nodig is.

8. Minderjarige cliënten

Bij minderjarige cliënten ga ik zorgvuldig om met toestemming, privacy, toegang tot gegevens en de betrokkenheid van ouders of verzorgers. Welke regels gelden, hangt onder meer af van de leeftijd van de jongere, de aard van de gesprekken en de wettelijke regeling die daarop van toepassing is. Betrokkenheid van ouders betekent niet automatisch dat zij onbeperkt toegang krijgen tot alles wat een jongere vertelt of wat over hem of haar wordt vastgelegd.

Daarom bespreken we vooraf zo duidelijk mogelijk wie welke informatie ontvangt en wie de privacyrechten kan uitoefenen. Wanneer specifieke wettelijke regels voor behandeling of jeugdhulp gelden, gaan die regels voor. Persoonlijke gegevens deel ik alleen wanneer daarvoor toestemming bestaat, de wet mij daartoe verplicht of een ernstige situatie noodzakelijk handelen vereist. Ook dan deel ik niet meer informatie dan voor die situatie noodzakelijk is.

9. Bewaren van persoonsgegevens

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Leidt een contact- of kennismakingsaanvraag niet tot verdere gesprekken, dan verwijder ik de gegevens zodra ze niet meer nodig zijn voor de afhandeling daarvan. Voor inhoudelijke cliëntgegevens waarop geen wettelijke dossier- of bewaartermijn van toepassing is, hanteer ik in beginsel een maximale bewaartermijn van vijf jaar na het laatste inhoudelijke contact.

Wanneer op bepaalde dienstverlening een wettelijke dossierplicht van toepassing is, geldt de wettelijke bewaartermijn in plaats van deze algemene termijn. Ook een lopende klacht, juridische procedure of andere wettelijke verplichting kan vereisen dat noodzakelijke gegevens langer worden bewaard. Financiële en administratieve gegevens bewaar ik gedurende de wettelijke termijn die daarvoor geldt. Een geldige reden kan er eveneens toe leiden dat gegevens eerder worden verwijderd of juist langer worden bewaard.

10. Beveiliging en datalekken

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en onbedoelde wijziging of openbaarmaking. Apparaten, accounts en digitale systemen waarmee ik persoonsgegevens verwerk zijn beveiligd en de toegang is beperkt tot degenen die deze voor een geldige taak nodig hebben. Beveiliging hoort daarmee niet alleen bij de techniek achter de praktijk, maar bij de zorgvuldigheid waarmee persoonlijke informatie gedurende het hele contact wordt behandeld.

Ontstaat ondanks deze maatregelen een datalek, dan onderzoek ik wat er is gebeurd, beperk ik waar mogelijk de gevolgen en leg ik het incident vast. Wanneer de wet dat vereist, meld ik het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeer ik de betrokken personen. Daarbij beoordeel ik welke gegevens geraakt zijn, welke risico’s daaruit voortkomen en welke maatregelen nodig zijn om verdere gevolgen te beperken of herhaling te voorkomen.

11. Website, e-mail en WhatsApp

De website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn om technisch goed en veilig te functioneren. Daarnaast kunnen analytische technieken worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Wanneer daarvoor wettelijk voorafgaande toestemming nodig is, worden deze technieken pas na jouw toestemming geactiveerd. Meer informatie over de gebruikte categorieën, keuzes en instellingen staat in de afzonderlijke cookieverklaring van Spreek met Freek.

E-mail en WhatsApp gebruik je voor het maken of verzetten van afspraken en voor praktische communicatie. Deze diensten draaien op technische systemen van externe aanbieders en vormen niet mijn volledige cliëntdossier. Voor uitgebreide of zeer persoonlijke informatie zijn de afgesproken digitale gespreksformulieren of het persoonlijke gesprek daarom de aangewezen route. Zo blijft praktische communicatie gescheiden van informatie die inhoudelijk onderdeel vormt van jouw gesprekken of psychologische analyse.

12. Online gesprekken en opnames

Online gesprekken neem ik niet standaard op. Geluidsopnames, video-opnames, automatische transcripties of screenshots worden alleen gemaakt wanneer daarvoor vooraf een duidelijke reden bestaat en we daar allebei uitdrukkelijk mee hebben ingestemd. Een opname is daarmee nooit een vanzelfsprekend onderdeel van online coaching of psychologische gesprekken en wordt niet zonder voorafgaande afspraak gebruikt voor verslaglegging, analyse of andere doeleinden.

Wanneer we samen besluiten dat een opname inhoudelijk nodig is, bespreken we vooraf waarvoor deze wordt gemaakt, hoe zij wordt gebruikt, wie er toegang toe heeft en hoe lang zij wordt bewaard. Ook voor zo’n opname gelden de privacyregels en beveiligingsmaatregelen uit deze verklaring. Zonder gezamenlijke en uitdrukkelijke instemming worden gesprekken niet opgenomen, automatisch uitgeschreven of op andere wijze vastgelegd buiten de informatie die volgens afspraak onderdeel wordt van mijn professionele administratie.

13. Jouw privacyrechten

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens ik over jou verwerk en waarom. Afhankelijk van de situatie kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking. In bepaalde gevallen kun je bezwaar maken tegen een verwerking of vragen om persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt in een overdraagbare vorm te ontvangen. Is een verwerking gebaseerd op jouw toestemming, dan kun je die toestemming altijd weer intrekken.

Een intrekking maakt verwerking die vóór dat moment rechtmatig plaatsvond niet achteraf onrechtmatig. Privacyrechten zijn ook niet in iedere situatie absoluut; een wettelijke dossierplicht of andere wettelijke verplichting kan betekenen dat gegevens niet onmiddellijk verwijderd mogen worden. Een verzoek stuur je naar info@spreekmetfreek.nl. Om persoonlijke informatie te beschermen kan ik voldoende gegevens vragen om je identiteit vast te stellen. Ik reageer in beginsel binnen één maand en meld het wanneer de AVG meer tijd toestaat en die nodig is.

14. Geautomatiseerde besluitvorming en klachten

Ik neem geen beslissingen over cliënten die uitsluitend door een geautomatiseerd systeem worden genomen en voor hen rechtsgevolgen of vergelijkbare ingrijpende gevolgen hebben. Persoonlijke beoordeling, psychologische analyse en professionele duiding worden niet vervangen door een automatisch systeem dat zelfstandig bepaalt wat er met jouw situatie gebeurt. Digitale voorzieningen ondersteunen onderdelen van mijn praktijk, maar nemen mijn professionele verantwoordelijkheid niet over.

Heb je vragen of ben je ontevreden over de manier waarop ik met persoonsgegevens omga, dan hoor ik dat graag rechtstreeks. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een rechtstreeks gesprek met mij beperkt dat recht niet. Nadere informatie over privacyrechten en het indienen van een klacht vind je bij de Autoriteit Persoonsgegevens en via de contactmogelijkheden van Spreek met Freek.

15. Wijzigingen

Deze privacyverklaring pas ik aan wanneer veranderingen in mijn dienstverlening, technische voorzieningen of de toepasselijke wet- en regelgeving daar aanleiding toe geven. De meest recente versie staat op www.spreekmetfreek.nl en vermeldt altijd wanneer zij voor het laatst is bijgewerkt. Een wijziging in een systeem, formulier of andere voorziening is daarmee ook aanleiding om opnieuw te beoordelen of deze verklaring nog overeenkomt met de manier waarop persoonsgegevens daadwerkelijk worden verwerkt.

Privacy moet niet alleen op papier kloppen. Daarom controleer ik deze verklaring ook wanneer er wezenlijk iets verandert in de manier waarop persoonsgegevens binnen Spreek met Freek worden verzameld, gebruikt, bewaard of gedeeld. De verklaring moet blijven aansluiten op wat er in de praktijk daadwerkelijk gebeurt, zodat je niet alleen juridisch kunt lezen welke regels gelden, maar ook kunt begrijpen wat die regels concreet betekenen voor jouw persoonlijke informatie.