Privacyverklaring Spreek met Freek

Privacyverklaring Spreek met Freek

Laatst bijgewerkt: augustus 2026

1. Zorgvuldig omgaan met jouw gegevens

Als psycholoog en coach werk ik met persoonlijke informatie. Soms gaat het alleen om een naam, telefoonnummer of e-mailadres. Tijdens een intake, coachingstraject of psychologische begeleiding kan het ook gaan over gezondheid, relaties, werk, verlies, seksualiteit, levensvragen, emoties en andere persoonlijke omstandigheden. Een deel daarvan kan volgens de privacywetgeving onder de bijzondere persoonsgegevens vallen en vraagt daarom extra bescherming.

Ik behandel persoonlijke informatie zorgvuldig en vertrouwelijk. Dat begint vanaf het moment waarop je contact met mij opneemt of een online formulier invult. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik dat doe, hoe lang gegevens worden bewaard, met wie ze eventueel worden gedeeld, hoe ik ze bescherm en welke rechten je hebt.

Freek Offeringa, handelend onder de naam Spreek met Freek, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de praktijk. Je kunt mij bereiken via info@spreekmetfreek.nl, telefoonnummer 06-10222289 of via www.spreekmetfreek.nl.

2. Welke gegevens ik verwerk

Wanneer je contact met mij opneemt, verwerk ik de gegevens die nodig zijn om je aanvraag te beantwoorden en een afspraak of kennismaking mogelijk te maken. Dat kunnen bijvoorbeeld je naam, e-mailadres, telefoonnummer, voorkeursdatum en de informatie zijn die je zelf bij je aanvraag vermeldt.

Wanneer begeleiding begint, kunnen daarnaast gegevens worden verwerkt over je persoonlijke geschiedenis, gezondheid, relaties, gezin, werk, gedrag, emoties, klachten, seksualiteit, draagkracht, verwachtingen en andere omstandigheden die voor jouw vraag van betekenis zijn. Tijdens de begeleiding kan ik ook afspraken, correspondentie, professionele aantekeningen, analyses, reflecties en door jou aangeleverde teksten, antwoorden of opdrachten bewaren.

Voor facturering en administratie verwerk ik alleen gegevens die nodig zijn om betalingen en de financiële administratie af te handelen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Via de website kunnen daarnaast technische gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor beveiliging, het functioneren van de website en, voor zover toegestaan of met toestemming, analyse van het websitegebruik.

3. Waarom en op welke grond ik gegevens verwerk

Ik verwerk persoonsgegevens alleen wanneer daar een doel en een geldige wettelijke grondslag voor bestaat. Bij een eerste contact kan verwerking nodig zijn om op jouw verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst tot stand komt. Tijdens een begeleidingstraject zijn bepaalde gegevens nodig om onze overeenkomst uit te voeren. Voor administratie en facturering kan verwerking noodzakelijk zijn vanwege wettelijke verplichtingen. Voor beperkte technische beveiliging of bedrijfsvoering kan, wanneer de AVG dat toestaat, een gerechtvaardigd belang de grondslag vormen.

Gegevens over gezondheid, seksualiteit en andere bijzondere persoonsgegevens krijgen onder de AVG extra bescherming. Ik verwerk zulke gegevens alleen wanneer naast de gewone grondslag ook een wettelijke uitzondering voor bijzondere persoonsgegevens van toepassing is. Wanneer daarvoor uitdrukkelijke toestemming nodig is, wordt die toestemming afzonderlijk en duidelijk gevraagd. Wanneer op bepaalde dienstverlening wettelijke regels voor gezondheidszorg of professionele geheimhouding van toepassing zijn, kan een andere wettelijke uitzondering gelden.

Persoonlijke informatie wordt niet gebruikt voor reclame, commerciële profilering of andere doeleinden die niets met jouw contact of begeleiding te maken hebben. Ik verkoop geen persoonsgegevens en stel cliëntinformatie niet aan anderen beschikbaar om daar commercieel voordeel uit te halen.

4. Online formulieren en voorbereiding

De online formulieren van Spreek met Freek zijn inhoudelijke gespreksinstrumenten die ik vanuit mijn eigen praktijkervaring heb ontwikkeld. Ze zijn geen administratieve vragenlijst die vooraf even moet worden afgewerkt, maar helpen mij om mij zorgvuldig voor te bereiden en vanaf het eerste gesprek zicht te krijgen op wat er werkelijk speelt. Dat is bij online coaching extra belangrijk, maar de formulieren kunnen ook bij andere vormen van begeleiding worden gebruikt.

De informatie geeft vooraf inzicht in je achtergrond, omstandigheden, belangrijke gebeurtenissen, spanningen, terugkerende patronen en de vragen waarmee je komt. Daardoor hoeft een gesprek niet uitsluitend te beginnen met het verzamelen van losse basisinformatie en kan er sneller ruimte ontstaan voor analyse, reflectie en verdieping.

Wanneer je een kennismakings-, intake- of coachformulier invult, gebruik ik de informatie voor de voorbereiding en uitvoering van de begeleiding waarvoor het formulier is bedoeld. De inhoud van het formulier is daarbij leidend. Ik voeg geen gebeurtenissen, bedoelingen of verklaringen toe die jij niet zelf hebt beschreven of die niet tijdens onze gesprekken naar voren komen. Mijn professionele duiding ontstaat uit jouw informatie, onze gesprekken en mijn psychologische kennis en ervaring. Nieuwe informatie kan een eerdere indruk verdiepen, aanvullen of bijstellen.

Je bepaalt zelf welke informatie je verstrekt, behalve wanneer bepaalde gegevens noodzakelijk zijn om een gevraagde dienst zorgvuldig of wettelijk verantwoord uit te voeren. Wanneer informatie noodzakelijk is, wordt dat zo duidelijk mogelijk aangegeven. Onjuiste of ontbrekende informatie kan invloed hebben op mijn voorbereiding en de begeleiding.

5. Vertrouwelijkheid externe dienstverleners en toegang

Binnen Spreek met Freek heb ik zelf inhoudelijk toegang tot cliëntgegevens, formulieren, analyses en professionele aantekeningen. Een werkgever, familielid, partner of andere opdrachtgever krijgt niet automatisch toegang tot die informatie. Wanneer een organisatie de begeleiding betaalt, geeft dat op zichzelf geen recht op inzage in persoonlijke gesprekken of cliëntgegevens. Eventuele terugkoppeling wordt vooraf duidelijk afgesproken en blijft beperkt tot wat daarvoor rechtmatig en noodzakelijk is.

Voor de technische en administratieve uitvoering van mijn werk kan ik gebruikmaken van externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor hosting, e-mail, online formulieren, agenda of planning, videobellen, beveiliging, administratie of andere digitale voorzieningen. Afhankelijk van hun rol verwerken zij persoonsgegevens in mijn opdracht of zijn zij voor een deel van hun eigen dienstverlening zelfstandig verantwoordelijk. Zij krijgen niet méér gegevens dan voor hun functie noodzakelijk is en waar de AVG dat vereist worden passende afspraken over verwerking en beveiliging gemaakt.

Wanneer een professionele waarnemer noodzakelijk is, krijgt die alleen toegang tot informatie die nodig is om de betreffende werkzaamheden zorgvuldig over te nemen. Ook voor een waarnemer gelden vertrouwelijkheid en de toepasselijke privacy- en beroepsregels.

Als persoonsgegevens via een dienstverlener buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of daar toegankelijk kunnen zijn, gebeurt dat alleen wanneer daarvoor een geldige grond bestaat volgens de AVG en passende waarborgen gelden. Informatie over de voor mijn praktijk gebruikte diensten en de manier waarop zij persoonsgegevens verwerken kan op verzoek nader worden toegelicht.

6. Minderjarige cliënten

Bij minderjarige cliënten wordt zorgvuldig omgegaan met toestemming, privacy, toegang tot gegevens en de betrokkenheid van ouders of verzorgers. Welke regels gelden, hangt onder meer af van de leeftijd van de jongere, de aard van de begeleiding en de wettelijke regeling die op die begeleiding van toepassing is.

Ouderlijke betrokkenheid betekent niet automatisch dat ouders onbeperkt toegang hebben tot alles wat een jongere vertelt of wat over de jongere wordt vastgelegd. Vooraf wordt daarom zo duidelijk mogelijk besproken wie welke informatie ontvangt en wie privacyrechten kan uitoefenen. Wanneer specifieke wettelijke regels voor behandeling of jeugdhulp van toepassing zijn, hebben die regels voorrang.

Persoonlijke gegevens worden niet zonder geldige reden met anderen gedeeld. Alleen wanneer toestemming is gegeven, een wettelijke verplichting bestaat of een ernstige situatie noodzakelijk handelen vraagt, kan het nodig zijn informatie te verstrekken. Ook dan wordt niet meer gedeeld dan voor de betreffende situatie noodzakelijk is.

7. Bewaren en beveiligen

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Een contact- of kennismakingsaanvraag die niet tot begeleiding leidt, wordt verwijderd wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de afhandeling van dat contact. Voor inhoudelijke cliëntgegevens waarop geen wettelijke dossier- of bewaartermijn van toepassing is, hanteer ik in beginsel een bewaartermijn van maximaal vijf jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij er een geldige reden bestaat om gegevens eerder te verwijderen of langer te bewaren.

Wanneer op bepaalde begeleiding een wettelijke dossierplicht van toepassing is, geldt de wettelijke bewaartermijn in plaats van deze algemene termijn. Dat kan betekenen dat bepaalde cliëntgegevens aanzienlijk langer moeten worden bewaard. Ook een lopende klacht, juridische procedure of andere wettelijke verplichting kan aanleiding geven om noodzakelijke gegevens langer te bewaren. Financiële en administratieve gegevens worden bewaard gedurende de daarvoor geldende wettelijke termijn.

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en onbedoelde wijziging of openbaarmaking. Apparaten, accounts en digitale systemen waarmee ik werk, worden beveiligd en toegang wordt beperkt tot wie deze voor een geldige taak nodig heeft.

Wanneer ondanks die maatregelen een datalek ontstaat, onderzoek ik wat er is gebeurd, beperk ik waar mogelijk de gevolgen en leg ik het incident vast. Wanneer de wet dat vereist, wordt het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en worden betrokken personen geïnformeerd.

8. Website e-mail WhatsApp en online gesprekken

De website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken die noodzakelijk kunnen zijn om de website technisch goed en veilig te laten functioneren. Daarnaast kunnen analytische technieken worden gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Wanneer daarvoor volgens de wet voorafgaande toestemming nodig is, worden die technieken pas na toestemming geactiveerd. In de afzonderlijke cookieverklaring staat hierover meer informatie.

E-mail en WhatsApp kunnen worden gebruikt voor het maken of verzetten van afspraken en voor praktische communicatie. Deze diensten maken gebruik van technische systemen van externe aanbieders en zijn niet bedoeld als mijn volledige cliëntdossier. Voor zeer gevoelige of uitgebreide persoonlijke informatie zijn de afgesproken formulieren of het persoonlijke gesprek daarom de aangewezen route.

Online gesprekken worden door mij niet standaard opgenomen. Geluidsopnames, video-opnames, automatische transcripties of screenshots worden alleen gemaakt wanneer daar vooraf een duidelijke reden voor bestaat en we daar allebei uitdrukkelijk mee hebben ingestemd.

9. Jouw privacyrechten

Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens ik over jou verwerk en waarom. Afhankelijk van de situatie kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking. Ook kun je in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen een verwerking of vragen om persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt in een overdraagbare vorm te ontvangen.

Wanneer verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kun je die toestemming weer intrekken. Het intrekken van toestemming maakt een verwerking die vóór de intrekking rechtmatig plaatsvond niet achteraf onrechtmatig. Privacyrechten zijn niet in iedere situatie absoluut; een wettelijke dossierplicht of andere wettelijke verplichting kan bijvoorbeeld betekenen dat gegevens niet onmiddellijk kunnen worden verwijderd.

Een verzoek kun je sturen naar info@spreekmetfreek.nl. Om te voorkomen dat persoonlijke informatie bij de verkeerde persoon terechtkomt, kan ik vragen om voldoende informatie om je identiteit vast te stellen. Ik reageer in beginsel binnen één maand en laat het weten wanneer volgens de AVG meer tijd nodig is.

Ik neem geen beslissingen over cliënten die uitsluitend door een geautomatiseerd systeem worden genomen en die voor hen rechtsgevolgen of vergelijkbare ingrijpende gevolgen hebben.

Heb je vragen of ben je ontevreden over de manier waarop ik met persoonsgegevens omga, dan hoor ik dat graag rechtstreeks. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer mijn dienstverlening, technische werkwijze, gebruikte systemen of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert. De meest recente versie staat op www.spreekmetfreek.nl en bevat altijd een duidelijke datum.

Omdat privacy niet alleen op papier moet kloppen, controleer ik deze verklaring ook wanneer er wezenlijke veranderingen plaatsvinden in de manier waarop persoonsgegevens binnen Spreek met Freek worden verzameld, gebruikt, bewaard of gedeeld.