Sloop de excuusmaker

Als uitstel professioneel klinkt

De excuusmaker zit niet alleen in één medewerker. Hij kan zich ook comfortabel nestelen in een team, overleg of organisatie. Je hoort hem in zinnen als: “Daar moeten we nog even goed naar kijken”, “Nu is niet het juiste moment” of de klassieker: “Daar moet eerst meer draagvlak voor komen.” Allemaal keurige zinnen, en soms volkomen terecht. Alleen wordt het interessant wanneer hetzelfde onderwerp voor de derde keer op de agenda staat, iedereen weet waar het knelt en er opnieuw vooral wordt afgesproken dat er later iets moet worden afgesproken. Dan is voorzichtigheid geen zorgvuldigheid meer, maar een nette manier om verantwoordelijkheid vooruit te schuiven.

Achter dat uitstel kunnen onzekerheid, spanning, botsende belangen of onduidelijkheid over verantwoordelijkheden zitten. Dat vraagt aandacht, maar niet eindeloos nóg een analyse, overleg of rondje draagvlak. Op een gegeven moment moet duidelijk worden wie beslist, wat er nodig is en welk ongemak blijkbaar steeds wordt vermeden. Daar zit voor mij de kern van organisatiecoaching: niet mensen harder laten lopen omdat besluiten blijven liggen, maar zichtbaar maken welke professionele argumenten inmiddels vooral dienstdoen als parkeerplaats. Een excuus klinkt tenslotte een stuk overtuigender wanneer er notulen van zijn.

Wanneer uitstel het besluit wordt

Een besluit niet nemen is uiteindelijk óók een besluit. Zolang duidelijkheid uitblijft, gaan mensen zelf oplossingen bedenken, blijven tijdelijke afspraken langer bestaan dan bedoeld en komt verantwoordelijkheid vanzelf terecht bij degene die het gat het snelst dichtloopt. Wat op papier nog “in afwachting van besluitvorming” heet, is op dinsdagmiddag gewoon iets waar medewerkers mee verder moeten. Zo kan uitstel ongemerkt onderdeel worden van de dagelijkse gang van zaken en ontstaat een organisatie die steeds meer draait op improvisatie.

Daarom kijk ik niet alleen naar waarom een besluit blijft liggen, maar ook naar wat het wachten ondertussen veroorzaakt. Wie vangt het op, welke tijdelijke oplossing is stilletjes permanent geworden en welke onduidelijkheid kost inmiddels tijd, energie of vertrouwen? Zorgvuldigheid heeft een functie wanneer ze leidt tot betere informatie of een beter besluit. Wanneer er vooral nieuwe vergaderdata bijkomen, wordt wachten zelf het beleid. Dan hoeft er niet harder vergaderd te worden, maar moet duidelijk worden wie beslist en wat er nodig is om dat ook daadwerkelijk te doen.

Wanneer uitstel verantwoordelijkheid vervangt

Achter uitstel zit niet altijd onwil. Een medewerker kan twijfelen aan zijn positie, een leidinggevende bang zijn een verkeerde keuze te maken en een team kan een lastig gesprek voor zich uitschuiven omdat niemand weet wat er daarna gebeurt. Dat houdt de spanning even laag, maar lost niets op. Voor je het weet wordt een onderwerp onderdeel van het meubilair: iedereen kent het, iedereen loopt eromheen en niemand pakt het werkelijk op. Dan is de interessante vraag niet welk excuus opnieuw wordt gebruikt, maar welke onzekerheid, consequentie of verantwoordelijkheid daaronder steeds wordt vermeden.

Verantwoordelijkheid nemen betekent niet dat één medewerker, leidinggevende of team alles zelf moet oplossen. Wel dat duidelijk wordt wat binnen ieders invloed ligt en welke stap niet langer hoeft te wachten. Dat kan een lastig gesprek zijn, een grens, een besluit of eindelijk helder maken wie waarvoor aan zet is. In organisatiecoaching kijken we daarom niet alleen naar waarom iets blijft liggen, maar vooral naar wat nodig is om weer beweging te krijgen. Soms is die stap klein. Maar klein is iets anders dan opnieuw een afspraak plannen om te bespreken wanneer we misschien gaan beginnen.